NetCoworking exerçant sous le nom commercial de Virtoffice, dont le siège social est sis 11 rue de Magdebourg 75116 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 818 558 769, au capital social de 500 €, représentée par son Président en exercice (ci-après "Virtoffice") accorde une attention particulière au respect de la vie privé et à la protection des données personnelles.

La présente politique de confidentialité (la "Politique") est destinée à l'ensemble des personnes qui candidatent à une offre d'emploi ou de stage chez Virtoffice ou dont le profil a été transmis par un tiers ou a été rendu public avec votre consentement (les "Candidats", "Vous").

Elle a pour objet de décrire la manière dont nous utilisons vos données personnelles (ci-après dénommées les "Données Personnelles", les "Données") et, le cas échéant, les transmettons à des tiers, ainsi que les droits dont vous disposez pour contrôler la manière dont vos Données sont traitées. Qui est le responsable de traitement de vos Données Personnelles ? Le responsable du traitement de vos Données Personnelles est la société NetCoworking exerçant sous le nom commercial de Virtoffice, dont le siège social est sis 11 rue de Magdebourg 75116 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 818 558 769, au capital social de 500 €

Qui est notre Délégué à la protection des données ?

Virtoffice a nommé un délégué à la protection des données (le « DPO »). Chargé de s’assurer que vos Données sont traitées dans le respect du Droit Applicable, notre DPO est à votre disposition pour toute question ou remarque que vous pourriez avoir concernant le traitement de vos Données à l’adresse dpol@virtoffice.fr.

Quelles sont les Données que nous collectons ?

Virtoffice est susceptible de collecter un certain nombre de données vous concernant dans le cadre de son processus de recrutement, à savoir notamment :

• Données d’identification et de contact : votre nom, votre prénom, votre date de naissance, votre lieu de naissance, votre âge, votre nationalité, votre adresse email, votre adresse postale, votre numéro de téléphone ainsi que tout élément d'identification contenu sur votre CV ;
• Données relatives à votre formation et à votre expérience professionnelle : vos diplômes, votre formation, votre parcours professionnel, vos références, ainsi que toutes les informations figurant sur votre CV, données demandées - sur votre accord exclusivement - à vos anciens employeurs/formateur ;
• Données d'ordre économique: votre niveau de rémunération actuel, vos prétentions salariales, etc.;
• Données relatives à votre vie personnelle: votre statut marital et vos loisirs lorsque ces informations sont précisées sur votre CV;

D'une manière générale, toutes les informations à caractère personnel que vous pourriez être amené à nous transmettre lors de vos échanges avec nous.

Quelle est la finalité du traitement de vos Données Personnelles ?

Nous collectons et utilisons vos Données Personnelles à des fins de recrutement, de gestion et de planification, notamment afin de :

• rechercher activement des profils correspondant aux postes à pouvoir ;
• étudier, gérer et effectuer le suivi de votre candidature, notamment en l'enregistrant au sein d'une base de données centralisée ;
• évaluer vos capacités et vos qualifications pour le poste auquel vous avez candidaté ou pour lequel votre candidature nous a été transmise ;
• vérifier vos références;
• répondre à vos questions et communiquer avec vous tout au long du processus de recrutement ;
• finaliser le processus d'embauche si nous vous proposons un poste ;
• satisfaire vos demandes d'exercice de vos droits RGPD.

Dans le cas où vous seriez recruté(e), les données personnelles relatives à votre candidature seront intégrées dans notre système de gestion des ressources humaines et pourront être utilisées pour gérer le processus de nouvelle embauche. Ces informations feront partie de votre dossier professionnel et seront utilisées à des fins de gestion du personnel.

Quelle est la base légale du traitement de vos Données Personnelles ?

La base légale du traitement de vos données est :

• votre consentement lorsque vous avez postulé directement à une offre d'emploi ou envoyé votre candidature spontanée ou que vous avez expressément consenti auprès d'un tiers à ce qu'il transfère votre candidature à Virtoffice ;
• l'intérêt légitime de Virtoffice à recruter des profils adaptés à ses besoins.

A qui transmettons-nous vos Données Personnelles ?

Vos données sont communiquées au personnel de Virtoffice chargé du recrutement, mais aussi à chacun des membres du personnel que vous êtes susceptibles de rencontrer au cours d'un entretien.
Nous transmettons, par ailleurs, certaines de vos Données à nos sous-traitants qui sont tenus de ne les utiliser que dans le cadre des missions que nous leur confions et non à des fins propres.
Dans ce cadre, nous exigeons de nos sous-traitants qu'ils mettent en place des mesures strictes de confidentialité et de protection de vos données et qu'ils respectent la législation applicable au traitement de vos données.
En dehors des cas énoncés ci-dessus, nous nous engageons à ne pas donner accès à vos Données à des tiers sans votre consentement préalable à moins d’y être contraint en vertu d’un motif légitime (obligation légale, lutte contre la fraude ou l’abus, exercice des droits de la défense, etc.).

Vos Données sont-elles transférées en dehors de l'Union européenne ?

Certains de nos sous-traitants sont susceptibles d'être établis en dehors de l’Union européenne et dans des pays qui ne présentent pas un niveau de protection adéquat des données personnelles.
Dans ce cas, Virtoffice s'engage à s'assurer que la sécurité et la confidentialité de vos Données sont préservées, notamment à travers :

la signature, au cas par cas, de clauses contractuelles types ou de contrats de sous-traitance de données personnelles conformément à l'article 28 du RGPD.

Combien de temps conservons-nous vos Données Personnelles ?

Si votre candidature est retenue et que vous intégrez Virtoffice, vos Données seront conservées pendant toute la durée de votre contrat de travail et pendant la durée de prescription applicable, à savoir cinq ans après votre départ. A l'issue de cette période, vos Données seront supprimées.
Si votre candidature n'est pas retenue, vos Données seront conservées pendant une durée de 2 ans à l'issue de laquelle elles seront supprimées, à moins que vous nous donniez votre accord pour les conserver plus longtemps.

Quels sont vos droits ?

Si le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en adressant votre demande au DPO (par courrier ou email : dpo@virtoffice.fr).
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles en tout état de cause en adressant votre demande au DPO (par courrier ou email : dpol@virtoffice.fr).
Vous pouvez également accéder à vos données personnelles et en demander la suppression et/ou la rectification ou exercer votre droit à la portabilité de vos données ainsi qu'à la limitation du traitement.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez en parallèle contacter notre délégué à la protection des données (DPO) dont les coordonnées sont indiquées ci-dessous.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés ou que le dispositif de collecte n’est pas conforme aux règles de protection des données, il vous est possible d' adresser une réclamation à la CNIL.
Coordonnées du DPO : dpo@virtoffice.fr Virtoffice DPO 11 rue de Magdebourg 75116 PARIS