Quelles sont les obligations d’une société de domiciliation ?

Une société de domiciliation est une entreprise qui fournit une adresse physique à une autre entreprise pour son siège social. C’est une pratique courante pour les entreprises qui n’ont pas besoin d’un bureau physique, mais qui ont besoin d’une adresse officielle pour la correspondance et les documents juridiques. Mais quelles sont les obligations de ces sociétés de domiciliation ?

Obligations des sociétés de domiciliation : quels sont les textes applicables ?

Les obligations des sociétés de domiciliation sont principalement régies par deux textes législatifs : l’article L123-11-1 du Code de commerce et l’article R123-166 du Code de commerce. Ces textes stipulent que les sociétés de domiciliation doivent obtenir un agrément préfectoral pour exercer leur activité et respecter un certain nombre de conditions, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. De plus, elles doivent respecter les dispositions de la loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite loi Sapin II, en matière de lutte contre la corruption.

Etre titulaire d’un agrément préfectoral

Qu’est-ce que l’agrément préfectoral des entreprises de domiciliation ?

L’agrément préfectoral est une autorisation délivrée par la préfecture à une entreprise de domiciliation pour exercer son activité. Cette obligation légale garantit que l’entreprise respecte les normes et les régulations en vigueur. Sans cet agrément, l’entreprise de domiciliation ne peut pas opérer légalement. Il s’agit donc d’une garantie importante pour les entreprises domiciliées, leur assurant que la société de domiciliation est digne de confiance et conforme à la loi.

Obligations des sociétés de domiciliation à remplir pour obtenir un agrément préfectoral ?

L’article L. 123-11-3 du Code de commerce stipule plusieurs conditions que les sociétés de domiciliation sont tenues de respecter.

Tout d’abord, elles doivent vérifier que l’entreprise qu’elles souhaitent domicilier est enregistrée dans le registre du commerce et des sociétés. C’est une étape cruciale pour assurer la légitimité de l’entreprise domiciliée, et éviter toute complicité dans des activités illégales ou frauduleuses.
Ensuite, les sociétés de domiciliation sont tenues de conserver un certain nombre de documents relatifs à l’entreprise domiciliée. Ces documents peuvent inclure des informations sur les dirigeants de l’entreprise, des documents financiers, des contrats, et d’autres documents clés. Cette obligation sert à garantir que l’entreprise domiciliée est en règle et opère selon les normes légales et réglementaires.
De plus, toute modification concernant la domiciliation de l’entreprise doit être signalée par la société de domiciliation. Cela peut inclure des changements d’adresse, de statut juridique, ou d’autres éléments importants. Cette obligation garantit que les informations sur l’entreprise domiciliée sont à jour et reflètent sa situation actuelle.
Enfin, un contrat de domiciliation doit être établi entre la société de domiciliation et l’entreprise domiciliée. Ce contrat doit détailler les services fournis par la société de domiciliation, les frais associés, la durée de l’accord, et d’autres termes et conditions pertinents. Il doit également préciser que l’entreprise domiciliée a le droit de résilier l’accord à tout moment.

Ces conditions visent à réglementer les activités des sociétés de domiciliation, à assurer la transparence et l’équité dans leurs relations avec les entreprises domiciliées, et à prévenir les activités illégales ou frauduleuses.

Par ailleurs les dirigeants et principaux associés des entreprises de domiciliation ne doivent pas avoir fait l’objet d’une condamnation définitive pour :

crime ;
escroquerie ou abus de confiance ;
recel ou l’une des infractions assimilées ;
blanchiment ;
corruption active ou passive, trafic d’influence, soustraction et détournement de biens ;
faux, falsification de titres ou autres valeurs fiduciaires émises par l’autorité publique, falsification des marques de l’autorité ;
participation à une association de malfaiteurs ;
trafic de stupéfiants ;
proxénétisme ;
banqueroute ;
pratique de prêt usuraire ;
fraude fiscale ;

Ils ne doivent pas non plus avoir été frappé de faillite personnelle.

Obligations des sociétés de domiciliation : quels locaux ?

Pour exercer leur activité, les entreprises de domiciliation doivent s’assurer de disposer de locaux appropriés pour les entreprises qu’elles hébergent. Ces locaux devraient être dotés d’espaces qui garantissent la confidentialité nécessaire pour les activités de l’entreprise, notamment pour permettre des réunions régulières des organes chargés de la direction, de l’administration, ou de la surveillance de l’entreprise.

De plus, ces locaux doivent également être équipés pour la conservation, la tenue, et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements. Cela signifie que les locaux doivent disposer d’espaces de rangement sécurisés et facilement accessibles, ainsi que d’espaces de travail appropriés pour la consultation de ces documents.

En outre, l’entreprise de domiciliation est tenue de justifier soit la propriété des locaux mis à disposition des personnes domiciliées, soit la détention d’un bail commercial pour ces locaux. Il est important que l’entreprise de domiciliation puisse démontrer clairement son droit d’utiliser ces locaux, afin de garantir la sécurité et la stabilité pour les entreprises domiciliées.

En fin de compte, ces exigences visent à garantir que l’entreprise de domiciliation est en mesure de fournir un environnement de travail sûr, confidentiel et conforme à la réglementation pour les entreprises qu’elle héberge.

Le respect des normes anti-blanchiment

En matière de normes anti-blanchiment, une société de domiciliation a également des obligations strictes à respecter. Elle doit notamment mettre en place des procédures internes pour prévenir le blanchiment d’argent. Cela inclut la vérification de l’identité des dirigeants de l’entreprise domiciliée, la surveillance des transactions financières inhabituelles, et la déclaration de toute activité suspecte aux autorités compétentes. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions sévères, y compris des amendes et des peines de prison.

Obligations de diligence

Enfin, une société de domiciliation a une obligation de diligence. Cela signifie qu’elle doit vérifier que l’entreprise domiciliée est en règle et qu’elle n’est pas impliquée dans des activités illégales.

En somme, les obligations d’une société de domiciliation sont nombreuses et variées. Elles sont essentielles pour garantir la légitimité et la sécurité des entreprises domiciliées. Donc, si vous envisagez de domicilier votre entreprise, assurez-vous de choisir une société de domiciliation qui respecte ces obligations.

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